Один из наиболее важных аспектов подготовки мероприятия — выбор подходящей площадки. Однако, прежде чем приступить к решению такой ответственной задачи следует четко определиться с бюджетом, точным количеством гостей и форматом мероприятия. Если Вы уже выполнили указанные пункты, то самое время бронировать площадку, а как подобрать идеальный вариант мы расскажем в этой статье.
Существует бесчисленное множество факторов, которые определяют качество площадки и ее соответствие формату мероприятия. Мы выделили 8 главных пунктов, основываясь на которых, Вы с легкостью справитесь с выбором площадки.
Если Вы уже согласовали бюджет, то точно знаете, сколько можете потратить на аренду площадки без ущерба для остальных аспектов мероприятия: кейтеринга, развлекательной программы, корпоративных подарков для сотрудников и т.д. Помните, что в разные дни недели стоимость аренды площадки может меняться: например, с понедельника по четверг аренда обойдется вполовину дешевле, чем в пятницу и выходные. Вы можете сэкономить, если договоритесь с владельцем об увеличении чека за еду и напитки, вместо увеличения цены аренды площадки.
Удобство расположения играет не последнюю роль при выборе площадки, ведь если для того, чтобы добраться до корпоратива, сотрудникам придется ехать через весь город, то количество гостей внезапно сократиться: многие застрянут в пробках, потеряются по дороге, а некоторые и вовсе решат не идти. Поэтому выбирать месторасположение площадки нужно с умом: если на праздник приглашены только сотрудники главного офиса, то чем ближе будет находиться площадка, тем комфортнее будет гостям; если Вы приглашаете на корпоратив гостей из других городов/стран, то лучше отдать свое предпочтение площадкам, расположенным неподалеку от аэропортов и гостиниц, в которые въедут визитеры.
Если на корпоратив приглашены семьи сотрудников, включая детей, то аренда конференц-зала — не лучшее решение, в таком случае необходимо позаботиться о наличии специальных комнат для игр и отдыха. Выбирать скалодром в качестве основной площадки корпоратива для сотрудников, средний возраст которых составляет 50 лет и более — также идея не из лучших. В первую очередь нужно руководствоваться здравым смыслом и думать о комфорте гостей.
Во время планирования мероприятия становится известно точное количество приглашенных гостей, поэтому, Вы вряд ли упустите этот момент. Но, на всякий случай, напомним: в зале, рассчитанном на 100 гостей практически невозможно комфортно разместить 300 человек. Кроме того, собственники зданий обязуются соблюдать правила противопожарной безопасности, поэтому арендодатель может не подписать контракт, если количество приглашенных превысит номинальную вместимость помещения.
Прежде, чем принять окончательное решение следует самостоятельно посетить площадку, где уделить особое внимание обстановке и оформлению помещения. Интерьер должен соответствовать идее мероприятия. Есть одно правило, которым можно руководствоваться, оценивая интерьер: чем меньше интерьер соответствует идее мероприятия, тем больше времени и финансов Вы потратите на оформление зала.
Планировка площадки играет не последнюю роль в вопросе успешного проведения мероприятий, ведь именно этот фактор позволяет грамотно управлять человеческим трафиком. Правильно расставленное оборудование, столы и стулья, грамотно размещенный вход, большая сцена, наличие розеток для аппаратуры и многие другие нюансы определяют то, насколько просто будет провести мероприятие без «изобретения велосипеда». Комфорт Ваших гостей будет зависеть от грамотной планировки, поэтому ни в коем случае не пренебрегайте этим пунктом.
Арендодатели предлагают ряд услуг, способных упростить организацию и помочь мероприятию выйти на новый уровень, поэтому, выбирая площадку, следует детально ознакомиться сервисом, а именно:
Настроение гостей напрямую зависит от удобства парковки: согласитесь, после мероприятия не очень-то и охота идти к машине полкилометра пешком. Кроме того, порядок времени также коррелирует с наличием парковки: комфортная подземная или стационарная парковка — гарант того, что все прибудут вовремя. Убедитесь, что парковка выбранной площадки сможет вместить все автомобили визитеров, и не надейтесь, что парковочный вопрос разрешится сам по себе.