Организация развлекательного мероприятия проще, чем делового: стратегические сессии, форумы, конференции и бизнес-тренинги требуют более серьезного расчета, и имеют ряд определенных особенностей. Такие проекты выполняют более важные задачи, но вместе с тем требуют большего вложения сил и времени. В этой статье мы хотим поделиться своим опытом проведения деловых мероприятий.
1. Подбор и анализ целевой аудитории. Прежде, чем приступить к непосредственной разработке программы, мы досконально анализируем целевую аудиторию. Тут важно учесть все: пол, возраст, семейное положение, социальный статус и уровень достатка, опыт, рабочие успехи и падения, увлечения. Причем речь идет не только об аудитории будущих слушателей, но и об участниках встречи.
Процесс подбора аудитории для внутрикорпоративных и внешних деловых мероприятий в корни отличается, в первом случае все происходит гораздо проще, достаточно одной беседы с руководителем. В ходе встречи мы выясним, какие деловые мероприятия уже посещали работники, кто был спикером, о чем шла речь. Нужно проследить, чтобы спикеры не повторяли свои предыдущие выступления, так как гостям вряд ли понравится вновь слушать информацию, которую они слышали пару месяцев назад.
2. Поиск спикеров и написание программы На основе полученных данных об опыте участников грядущего мероприятия необходимо составить интересную программу, которая не будет пересекаться с предыдущими встречами подобных форматов. Выбор классных спикеров и проработка тайминга — залог успешного проведения деловой конференции, форума и других разновидностей бизнес-встреч. На этом этапе также важно рассчитать всё, что потребуется для проведения мероприятия, определить вложения.
3. Работа со спикерами Как мы уже говорили раннее, спикеры должны быть интересны гостям, в идеале — это люди, которых зрители еще не слышали, или абсолютно новая речь, способная с первых секунд захватить внимание зрителей. Сценарий выступления должен полностью раскрыть тему, а хорошо поставленная речь и жестикуляция — стать дополнением к занимательной теме. Отличный бонус делового мероприятия — мотивационный спикер. Это ключевой персонаж встречи, его материал может лишь частично входить в общую тему, однако обязательно должен пересекаться с целью мероприятия.
Один из ярких примеров таких спикеров — хоккеист Владислав Третьяк. Он заряжает зрителей позитивом, уверенностью в себе и хорошим настроением, рассказывая о пути своей сборной к успеху, преодолённых сложностях спортивных побед и самых запоминающихся состязаниях. Спортивная тема — отличное решение для деловых мероприятий даже тогда, когда аудитория — медики, финансисты, работники производства. Спортивный ключевой спикер решает сразу несколько задач и бизнес-целей: вызывает желание побеждать, своим примером демонстрируют впечатляющие возможности человека в команде, индивидуальной работе, мотивирует на успех.
4. Работа с модераторами сессий Модераторы сессий бизнес мероприятий не только заполняют паузы между выступающими, они также знакомят аудиторию со спикерами, делают главные выводы после выступлений. Хороший модератор не будет читать сценарий с бумажки, заучивать текст наизусть: напротив, он должен полностью вникнуть в тему, быть красноречивым, уметь быстро проанализировать услышанное и сориентироваться с дальнейшими действиями, грамотно подвести итоги.
В качестве модератора лучше пригласить специалиста, раннее принимавшего участия в деловых мероприятиях. Зачастую, аудитории нравятся известные персоны, медийные личности и уважаемые люди, например, Владимир Познер или Леонида Парфенов.
5. Работа с контентом и таймингом При написании сценария следует учесть, что от слишком длительных вступлений и выступлений зрители устают, а слишком затянутые встречи покидают задолго до окончания. Решение — динамичные выступления и жесткое соблюдение тайминга:
Существует несколько нюансов, которые могут испортить мероприятие или напротив, сыграть на руку. О таких «фишках» мы расскажем ниже.
Организация деловых мероприятий внутри компании — простая задача: сообщаете сотрудникам и партнером дату, время и место, отправляете напоминание… Готово! А вот форум и конференции для всех желающих — задача сложнее. На подобные встречи, зачастую, нужно продавать билеты. Это подразумевает запуск полноценной рекламной кампании, расчет финансирования и расходов. Иначе, организатор может уйти в минус: его ждет кассовый провал.
При запуске рекламной компании учтите, что большая часть билетов будет распродана в последние дни перед грядущим событием. Поэтому заранее выделите средства, способные перекрыть расходы на проведение делового мероприятия.
Тизеры
Для того, чтобы придать встрече динамичности, можно отснять короткие ролики-тизеры, буквально по 20-30 секунд. Видео, раскрывающие личность спикера, отображающие его харизму и стиль, сделают мероприятие ярче.
Меню бизнес мероприятия
Выбор меню для встречи — очень важная задача, от которой зависит самочувствие гостей. Воздержитесь от закупки слишком тяжелой пищи, какой вкусной бы она ни была (например, мясные блюда, бургеры и т.д). Чтобы переварить такую еду, организму требуется много энергии, и гости могут захотеть спать. Оптимальный вариант — старые добрые «быстрые» углеводы. Они отлично насыщают, но быстро перевариваются, позволяя участникам скоро вернуться в строй.
Чтобы все прошло гладко, продумайте каждую мелочь, уделите внимание подбору классных спикеров, детально проработайте меню. И пусть организация делового мероприятия вас не пугает, ведь в итоге встреча обязательно принесет желаемые результаты!