Как составить идеальный бриф для event-агентства

Бриф для event-агентства — краткая письменная анкета, в которой в произвольной форме отображаются информация о компании и сотрудниках, предпочитаемом формате мероприятия, идеях заказчика, его пожеланиях и т.д. Казалось бы, в этом нет ничего сложного, но на деле мы часто сталкиваемся с противоположным. В мире тендеров, формальный бриф иногда содержит минимум информации: дата и время события, суть мероприятия и его цели. Вселенная маркетинга полна скрытого смысла, зашифрованных посланий и загадок, которые можно уловить, читая между строк. Заприметив такой бриф, event-агенство сразу (или не сразу) понимает что хотел донести автор. Скорее всего, эта информация означает, что на данном проекте их никто не ждет.

Реклама способна окрылить потребителя, пробудить в нем весь спектр чувств и эмоций, сделать его настоящим фанатом. В этом нет никакой магии, просто человек ощущает, что компания на самом деле его понимает, уважает его ценности и предоставляет ответы на его вопросы. Даже самая реклама может оставить равнодушным другого человека, так как его не интересует предложение. По такому же принципу работает бриф: некоторые event-агенства не смогут понять Вашу идею и предложат стандартный, скучный подход, в то время как другие сразу осыпят креативными идеями и изящными решениями.

Бриф отчасти является зашифрованным романтическим письмом

В event-индустрии, бриф — это не просто сухой документ, а самое настоящее зашифрованное любовное послание. Автор письма (Заказчик) отправляет письмо некоему Агентству, в котором рассказывает все свои самые сокровенные желания, но сможет ли агентство расшифровать лист и понять заказчика — вот главный вопрос. Если заказчик не дает подсказок и инструкций по расшифровке, то у него должны быть на это причины: возможно, он уже нашел агентство своей мечты или решил обеспечить всем одинаково суровые условия, и пускай выиграет сильнейший.

Как составить идеальный бриф

Крайне редко, но все же случается так, что нам приходит тот самый идеальный бриф, о котором слагают легенды. Мы очень сильно ждем такой бриф, поэтому получив его, сразу беремся за дело, вкладывая всю душу с первых секунд. Такой бриф содержит максимум информации: описание компании и проекта, предпочитаемые даты и время, ценности и идеология компании, сфера бизнеса и портрет целевой аудитории, описание продукта, краткая информация о конкурентах, раннее проведенные проекты с описанием, KPI, бюджет мероприятия, варианты или пожелания площадок, понравившийся формат, тайминг тендера.

Главное — это взаимность, поэтому event-агенство не скупится на обратную связь: проводит исследования и анализ полученных данных, создает креативные идеи и предоставляет максимально точную смету.

Event-агентства иногда тоже говорят «нет», если…

Иногда, прочитав бриф, агентство понимает, что им с заказчиком не по пути, и говорит «нет». Вот несколько ситуаций, когда заказчик, вероятнее всего, получит отказ:

1. Слишком маленький бюджет. Когда крупные компании готовы выложить на проект и тендер сумму до 5 млн. рублей, а средние — 1,5 — 2 млн. рублей, это значит, что агентство потратит слишком много ресурсов, времени и сил, но не сможет покрыть свои расходы.
2. Представители организации отказываются от личных встреч. Чаще всего это происходит тогда, когда победитель тендера уже определен. Никто не хочет тратить свое время и силы на агентства, в услугах которых не нуждается.
3. Анонимные компании. Иногда тендер проводят компании, которые до последнего хотят сохранить анонимность. Такое поведение обусловлено несколькими факторами, среди которых лидируют: неопределенность (организации боится испортить свою репутацию, если решит отменить проект, поэтому таким образом просто «прощупывает» рынок), или же плохая репутация (тогда заказчик надеется получить хоть что-нибудь у неосведомленной части event-индустрии. В том или ином случае, агентства предпочитают не связываться с подобными заказчиками, ведь никаких гарантий нет, а риск тут не оправдан.
4. Сроки горят. Если заказчик дает на подготовку предложения меньше 3 дней, это может значить, что подход к делу у компании не серьезный. Заказчик не умеет планировать свое время, а значит, агентство будет покрывать его некомпетентность тяжелым трудом. В этом правиле существуют исключения, но они, чаще всего, оговариваются сразу.

Результаты

Любые рамки — это источник творчества, однако творить в абсолютной пустоте невозможно, необходимо иметь хотя-бы минимальную основу. Чем лучше составлен бриф, тем более качественным будет результат: предложение радикально точнее и интереснее. Мы с нетерпением ждем Ваших идеальных брифов!